Föreställ dig följande: Du sitter vid ditt skrivbord och stirrar på en tom skärm och försöker skriva ett perfekt e-postmeddelande. Men det verkar omöjligt att hitta rätt ord.
Och så... 🥁
Du tittar på AI. 👀
Artificiell intelligens (AI) förändrar drastiskt hur digitala jobb utförs. Det fanns en tid då det ansågs vara en sällsynt färdighet att skriva bra e-postmeddelanden. Idag är det inte längre så, tack vare AI-verktyg!
En undersökning från 2023 av e-postmarknadsförare i USA, Storbritannien och Europa visar att över hälften (51 %) av marknadsförarna anser att AI-driven e-postmarknadsföring är effektivare än traditionella metoder. Detta inkluderar även att skriva e-postmeddelanden.
AI-drivna assistenter för e-postskrivning kan skapa tydliga, koncisa och professionella e-postmeddelanden som ger resultat. Grädden på moset är den tid du sparar genom att integrera AI i din e-postskrivningsprocess.
Denna nybörjarguide om hur du använder AI för att skriva e-postmeddelanden täcker allt – från fördelar till etiska överväganden och verktyg, tips och tricks för att smidigt inkludera AI i din e-postskrivningsprocess.
Men innan du gör det, ta en titt på några möjligheter som du förmodligen går miste om om du inte har blivit vän med AI.
Fördelar med att använda AI för att skriva e-postmeddelanden
Se hur AI kan förvandla dina e-postmeddelanden till övertygande kommunikation som inte kan ignoreras.
Spara tid och ansträngning på repetitiva e-postmeddelanden
Tänk dig att du aldrig mer behöver skriva ett check-in- eller uppföljningse-postmeddelande. AI-skrivverktyg kan automatisera dessa rutinmässiga e-postmeddelanden genom att lära sig din skrivstil och generera utkast baserade på fördefinierade e-postmallar. Anpassa dessa utkast med några få klick för att frigöra värdefull tid. Med all den tid du sparar kan det till och med vara möjligt att nå Inbox Zero!
Öka effektiviteten med konsekvent, skräddarsydd kommunikation
AI kan hjälpa till att analysera tidigare e-postsvar och konversationer och identifiera mönster i din skrivstil, inklusive tonfall och ordval. Nästa gång AI genererar ett svar kan det alltså skapa text som låter precis som du. Allt detta görs samtidigt som en konsekvent och professionell ton bibehålls i all din kommunikation.
Minska grammatiska fel
Även de mest noggranna korrekturläsarna kan missa ett stavfel eller ett grammatiskt fel. Använd AI för att skanna dina e-postmeddelanden efter stavfel, skiljetecken eller fel i meningsbyggnaden. Se till att dina e-postmeddelanden ger ett polerat och professionellt intryck.
Anpassa din kommunikation för ökat engagemang
Använd AI:s förmåga att segmentera din kontaktlista. Be sedan AI att anpassa dina e-postmeddelanden med specifika detaljer som mottagarens namn, företag eller tidigare interaktioner. Se till att dina e-postmeddelanden känns som om de är utformade för varje mottagare.
Skapa övertygande ämnesrader
En välskriven ämnesrad är avgörande för att dina e-postmeddelanden ska öppnas. AI kan analysera högpresterande e-postmeddelanden och identifiera de element som gör meddelandena och deras ämnesrader så effektiva.
Ännu bättre är att AI kan använda sin omfattande databas för att föreslå slagkraftiga ämnesrader som väcker uppmärksamhet, lockar mottagaren att öppna e-postmeddelandet och i slutändan förmedlar ditt budskap.
Läs också: AI-verktyg för marknadsförare
Hur man skriver e-postmeddelanden med hjälp av AI
Vi presenterar ClickUp Brain
ClickUp Brain är en svit av AI-drivna funktioner inom ClickUp. Den erbjuder konversationsbaserade, kontextuella och rollbaserade AI-funktioner som kan nås från var som helst inom ClickUp. Den hjälper dig att arbeta snabbare och bli mer produktiv.
Det kan inte bara svara på alla dina frågor om arbetet i ClickUp, utan också automatisera uppgifter och generera alla typer av text.
Förutom annan AI-driven innehållsskapande kan ClickUp Brain hjälpa dig att skriva e-postmeddelanden. Så här gör du:
Skapa ett nytt e-postmeddelande med ClickUp Brain
- Leta upp en öppen uppgift och navigera till dess kommentarsektion.
- Klicka på ikonen e-post.
- Skriv slashkommandot ”/Skriv e-post” och tryck på Retur eller Enter i kommentarfältet.
- Ett ClickUp Brain-modal fönster visas. Ange ett samtalsämne som kortfattat sammanfattar syftet med e-postmeddelandet. ClickUp Brain analyserar detta samtalsämne och genererar ett utkast till e-postmeddelande baserat på din inmatning.
Anpassa det genererade utkastet efter dina önskemål. ClickUp Brain erbjuder även ytterligare alternativ:
- Kopiera den genererade e-posttexten.
- Om det behövs, klicka på Försök igen för att be ClickUp Brain att generera en annan version av e-postmeddelandet baserat på samma samtalsämne.
Svara på ett befintligt e-postmeddelande med ClickUp Brain
I ditt ClickUp-arbetsområde letar du upp den e-posttråd du vill svara på. Klicka sedan på e-posttråden för att öppna den.
I svarsrutan skriver du slashkommandot "/" följt av reply och trycker på Enter. ClickUp Brain ger dig två metoder för att skriva ett svar:
- Skapa din diskussionspunkt genom att sammanfatta de viktigaste punkterna i ditt svar i det avsedda fältet.
- Använd färdiga mallar som utgångspunkt för ditt svar, vilket kan spara tid och möda när du formulerar ett svar. Om du väljer en förskriven mall kan du behöva fylla i specifika detaljer för att anpassa den till e-posttråden.
- När du har ett samtalsämne genererar ClickUp Brain ett utkast till ett svar via e-post baserat på dina uppgifter. Nu kan du, precis som med genererade e-postmeddelanden för nya e-postmeddelanden, göra följande: Kopiera svarstexten Klicka på Försök igen för att be ClickUp Brain generera en annan version av svaret med samma samtalsämne
- Kopiera svarstexten
- Klicka på Försök igen för att be ClickUp Brain att generera en annan version av svaret med samma samtalsämne.
- Kopiera svarstexten
- Klicka på Försök igen för att be ClickUp Brain att generera en annan version av svaret med samma samtalsämne.
Obs: ClickUp Brain fungerar också med ClickUp Docs för att förbättra din textskapandeprocess.
Använd ClickUp Brain för att:
- Brainstorma innehållsidéer och använd de bästa i Docs.
- Skapa olika varianter av texter och rubriker för A/B-testning.
- Korrekturläs dina dokument för grammatik- och stavfel
- Sammanfatta komplex information eller data i dina dokument och uppgifter
- Sammanfatta dina mötesanteckningar och skapa slutsatser och åtgärdspunkter.
- Automatisera repetitiva uppgifter som att generera standardtext eller formatera avsnitt.
Vi bad också ClickUp Brain att sammanfatta processen för att skriva e-postmeddelanden åt dig:
För att verkligen öka effektiviteten i ditt dokumentarbete och skapa högkvalitativt innehåll på kortare tid måste du använda rätt uppmaningar. Nedan har vi lyft fram några användbara exempel på uppmaningar.
Bonus: De bästa strategierna för e-posthantering för upptagna människor 🐝
10 exempel på uppmaningar för att skriva e-postmeddelanden med AI
Låt oss utforska tio exempel på uppmaningar för att illustrera hur ClickUp Brain hjälper dig att spara tid i olika e-postrelaterade scenarier:
1. Uppföljning efter ett möte
Uppmaning: Skriv ett utkast till ett e-postmeddelande som följer upp de viktigaste punkterna som diskuterades under vårt möte om [mötesämne] som hölls den [datum]. Inkludera specifika åtgärder för [namn] och [namn] samt en tidsplan för när de ska vara klara.
ClickUp Brain-resultat (exempel):
Ämne: Uppföljning av mötesämne – åtgärdspunkter och deadlines
Kära team,
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig väl. Jag skriver för att följa upp vårt produktiva möte om mötesämnet som ägde rum den datum. Nedan följer de viktigaste punkterna vi diskuterade, tillsammans med de specifika åtgärder som tilldelats enskilda personer och de förväntade tidsramarna för slutförande.
Åtgärder:
- Namn 1: Du har tilldelats en specifik åtgärd. Detta är avgörande av viktiga skäl. Deadlinen för denna uppgift är satt till ett specifikt datum.
- Namn 2: Din åtgärd innefattar specifika åtgärder. Detta kommer att göra det möjligt för oss att dra nytta av eller uppnå resultat. Sträva efter att slutföra detta före ett specifikt datum.
Tidsplan för slutförande:
- Namn 1: specifik åtgärd som ska slutföras senast ett visst datum.
- Namn 2: specifik åtgärd som ska slutföras före ett visst datum.
Se till att du prioriterar dessa uppgifter och håller dig till deadlines, eftersom de är avgörande för nästa fas av vårt projekt. Om du stöter på några problem eller behöver ytterligare resurser, tveka inte att höra av dig.
Låt oss hålla tempot uppe och se till att vi når våra mål. Tack för ditt fortsatta engagemang och hårda arbete.
Med vänliga hälsningar,
Ditt namn
Din kontaktinformation
2. Söka information från en kund
Uppmaning: Skriv ett e-postmeddelande där du begär ytterligare information från [kundens namn] angående [projektets namn]. Fråga specifikt om [information som behövs 1] och [information som behövs 2]. Betona vikten av denna information för projektets framsteg.
ClickUp Brain-resultat (exempel):
Ämne: Information som behövs för att komma vidare med [projektnamn]
Kära [kundens namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig väl.
Jag skriver för att följa upp vårt projekt, [projektnamn]. För att säkerställa att vi håller oss på rätt spår och levererar bästa möjliga resultat ber jag dig vänligen om din åsikt om några detaljer.
Vi skulle särskilt uppskatta dina insikter om [information behövs 1] och [information behövs 2]. Denna information kommer att vara avgörande för [förklara hur informationen kommer att användas].
Vänligen meddela oss om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp med denna information. Vi står till ditt förfogande när det passar dig.
Tack för ditt fortsatta samarbete.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
3. Skicka en artig påminnelse
Uppmaning: Skriv en vänlig påminnelse och ett e-postmeddelande till [namn] angående den kommande deadline för [uppgiftsnamn] den [datum]. Uttryck förtroende för deras förmåga att slutföra uppgiften framgångsrikt.
ClickUp Brain-resultat (exempel):
Ämne: Vänlig påminnelse: Deadline närmar sig för [uppgiftsnamn]
Hej [Namn],
Detta är en vänlig påminnelse om att deadline för att slutföra [uppgiftens namn] närmar sig [datum]. Vi är övertygade om att du har de färdigheter och förmågor som krävs för att slutföra uppgiften i tid.
Om du har gjort betydande framsteg och behöver ytterligare stöd för att slutföra det, tveka inte att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna på alla sätt vi kan.
Vi ser fram emot att se ditt fantastiska arbete med detta!
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
4. Uttrycka tacksamhet
Uppmaning: Skriv ett utkast till ett tackmejl till [namn] för deras [specifik vänlig handling eller hjälp]. Nämn kortfattat den positiva inverkan deras bidrag hade och uttryck din uppskattning.
ClickUp Brain-resultat (exempel):
Ämne: Tack för din [specifika handling]!
Kära [Namn],
Jag skriver för att uttrycka min uppriktiga tacksamhet för din [specifik vänlighetshandling eller hjälp]. Din vilja att [förklara hur deras handling hjälpte] uppskattades verkligen.
[Nämn hur det påverkade dig eller projektet positivt]. Det är ett nöje att arbeta med kollegor som du, som är så stödjande och hjälpsamma.
Tack än en gång.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
5. Planera ett möte
Uppmaning: Skriv ett e-postmeddelande för att boka ett möte med [namn] för att diskutera [mötesämne]. Föreslå några möjliga tider under nästa vecka och uttryck flexibilitet för att anpassa dig efter deras tillgänglighet.
ClickUp Brain-resultat (exempel):
Ämne: Mötesförfrågan: Diskussion om [mötesämne]
Hej [Namn(en)],
Jag skulle vilja boka ett möte för att diskutera [mötesämne] mer ingående. Det här är ett värdefullt tillfälle att [förklara syftet med mötet].
Jag är tillgänglig för möte nästa vecka [föreslå några specifika datum och tider]. Vänligen meddela mig vilken tid som passar dig bäst, eller om du har andra tider i åtanke.
Ser fram emot att komma i kontakt med dig!
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
6. Presentera dig själv
Uppmaning: Skriv ett introduktionsmejl till [namn] om din nya roll på [företagsnamn]. Berätta kort om din bakgrund och uttryck ditt intresse för att knyta kontakter och samarbeta.
ClickUp brain output (exempel):
Ämne: Introduktion: [Ditt namn] – Ny [din befattning] på [företagsnamn]
Kära [Namn],
Jag skriver för att presentera mig själv som [ditt namn], den nya [din befattning] på [företagets namn]. Jag ser fram emot att börja på marknadsföringsteamet och bidra till [nämn ett specifikt område av företagets verksamhet].
Tidigare arbetade jag på [tidigare företag] där jag [beskriv kort din relevanta erfarenhet]. Jag har en stark bakgrund inom [nämn relevanta färdigheter] och en passion för [nämn ditt expertområde].
Jag har bekantat mig med ditt arbete inom [nämn något specifikt du har hittat om deras arbete] och tror att det kan finnas möjligheter till samarbete i framtiden. Jag skulle vara tacksam för chansen att få kontakta dig snart för att lära mig mer om din roll och utforska potentiella synergier.
Vänligen meddela mig om du har möjlighet att ta ett kort samtal eller en virtuell kaffestund när det passar dig.
Tack för din tid, jag ser fram emot att höra av dig!
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
7. Att leverera dåliga nyheter
Uppmaning: Skriv ett e-postmeddelande till [namn] och informera dem om [negativ nyhet]. Visa empati för deras situation och erbjud stöd eller resurser som kan vara tillgängliga.
ClickUp Brain-resultat (exempel):
Ämne: Angående [kort beskrivning av den dåliga nyheten]
Kära [Namn],
Jag skriver för att informera dig om [förklara den dåliga nyheten på ett tydligt och koncist sätt]. Jag förstår att detta kan vara en besvikelse och jag ber om ursäkt för eventuella besvär detta kan orsaka.
[Om tillämpligt, förklara skälen bakom beslutet]. Vi uppskattar din [nämn vad du uppskattar hos dem] och vill försäkra dig om att vi finns här för att stödja dig under denna tid.
[Erbjud förslag på specifika lösningar eller resurser som kan vara till hjälp]. Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
8. Be om feedback
Uppmaning: Skriv ett utkast till ett e-postmeddelande till [namn] och be om deras feedback på [projektnamn] eller [specifikt resultat]. Beskriv de specifika områden du vill ha feedback på och uttryck din uppskattning för deras synpunkter.
ClickUp Brain-resultat (exempel):
Ämne: Feedback begärs: [Projektnamn] eller [Specifik leverans]
Kära [Namn],
Jag skriver för att be om din värdefulla feedback om [projektnamn] eller [specifikt resultat]. Dina insikter och din expertis skulle vara mycket uppskattade.
Jag är särskilt intresserad av din feedback om [nämn specifika områden som du vill ha feedback om, t.ex. tydlighet, funktionalitet, design]. Din synpunkt är avgörande för att hjälpa oss [förklara hur innehållet som genereras av feedbacken kommer att användas].
Var gärna uppriktig och ge oss konstruktiv kritik. Vi värdesätter din ärliga feedback och strävar efter att ständigt förbättra vårt arbete.
Tack på förhand för din tid och ditt engagemang.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
9. Erbjuda hjälp eller stöd
Uppmaning: Skriv ett e-postmeddelande till [namn] där du erbjuder din hjälp med [specifik uppgift eller utmaning]. Beskriv kortfattat din relevanta erfarenhet eller kompetens och uttryck din vilja att samarbeta.
ClickUp Brain-resultat (exempel):
Ämne: Erbjuder stöd med [specifik uppgift eller utmaning]
Hej [Namn],
Jag såg ditt senaste inlägg/meddelande om [nämn den specifika uppgiften eller utmaningen]. Jag märkte att du stötte på [nämn kortfattat svårigheten] och ville erbjuda min hjälp.
Jag har erfarenhet av [nämn din relevanta erfarenhet] och tror att jag skulle kunna hjälpa dig med [förklara hur du kan hjälpa till]. Jag diskuterar gärna detta vidare och ser om det finns något sätt jag kan bidra till din framgång.
Tveka inte att höra av dig om du är intresserad av att samarbeta eller behöver hjälp.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
10. Förhandla om en deadline
Uppmaning: Skriv ett e-postmeddelande till [namn i e-postmeddelandets brödtext] och be om en förlängning av deadline för [uppgiftens namn]. Förklara orsaken till förseningen och föreslå en ny realistisk deadline. Uttryck din vilja att slutföra uppgiften med hög kvalitet.
ClickUp Brain-resultat (exempel):
Ämne: Begäran om förlängning av deadline: [Uppgiftens namn]
Kära [Namn],
Jag skriver för att begära en förlängning av deadline för [uppgiftsnamn], som ursprungligen skulle vara klar den [ursprunglig deadline]. På grund av [förklara orsaken till förseningen på ett professionellt och koncist och tidsenligt sätt] förväntar jag mig att behöva ytterligare tid för att säkerställa ett högkvalitativt slutresultat.
Jag föreslår en ny deadline på [ny realistisk deadline]. Denna tidsram gör det möjligt för mig att [förklara hur den extra tiden kommer att användas för att uppnå hög kvalitet]. Jag förstår vikten av att hålla deadlines och ber om ursäkt för eventuella besvär som denna försening kan orsaka.
Jag är fast besluten att leverera ett utmärkt resultat på denna uppgift. Vänligen meddela mig om den föreslagna nya deadline passar dig. Jag diskuterar gärna detta vidare eller svarar på eventuella frågor du har.
Tack för din förståelse och flexibilitet.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Relaterat: Beprövade verktyg för ökad produktivitet i e-postkommunikationen
Börja med ClickUp Brain gratis idag
ClickUp Brain hjälper dig att ta anteckningar, analysera data, skriva övertygande e-postmeddelanden och återfå värdefull tid. Kom ihåg att se till att Email ClickApp är aktiverat i ditt arbetsområde om du vill använda e-postrelaterade funktioner i ClickUp.
Använd ClickUp Brain för att befria dig från skrivkramp eller repetitiva e-postskrivningsuppgifter, men anpassa det genererade innehållet med din unika röst och dina insikter. Den verkliga kraften ligger i synergin mellan mänsklig kreativitet och AI:s effektivitet.
Förutom ClickUp Brain erbjuder ClickUp även kraftfulla funktioner för uppgiftshantering, samarbete och tidrapportering som kan hjälpa team att arbeta bättre och mer produktivt tillsammans.
Registrera dig gratis.